Warum eigene Schulungsumgebungen gleichzeitig zu groß und zu klein sind
Einen Schulungsbetrieb am Laufen zu halten kostet Zeit. Kurse organisieren, für jeden Termin eine getrennte Umgebung aufbauen, Teilnehmer informieren, am Kursmorgen die üblichen Anmeldeprobleme lösen. Erfasst wird davon nichts, weil die Kollegen ohnehin im Haus sind.
Dazu kommt ein zweiter Posten, der ebenfalls auf keiner Aufstellung steht. Der steht im Rack.
Dimensioniert wird nach der Spitze
Ein Kurs mit 20 Teilnehmern braucht 20 Schulungsrechner, gleichzeitig, an drei bis fünf Tagen. Danach braucht sie niemand mehr. Wer diese Umgebung selbst betreibt, kauft Hardware für die Spitze und trägt sie das ganze Jahr, inklusive Abschreibung, Strom, Administrieren und Patchen.
Die Frage ist also nicht nur, was der Aufbau kostet, sondern wie viel von der gekauften Kapazität überhaupt genutzt wird.
Was unsere Daten zeigen
Wir haben fünf typische Kundenkonten über jeweils zwölf Monate ausgewertet und für jeden Kalendertag die Zahl der gleichzeitig laufenden Schulungsrechner erfasst. Zusammen sind das 1.825 Kundentage und 6.364 Desktop-Tage, vom kleinen Hersteller mit einer Handvoll Kurse bis zum Anbieter mit durchgehendem Schulungsbetrieb.
Das Ergebnis: An 61 Prozent aller Tage lief kein einziger Schulungsrechner. Von der Hardware, die ein Hersteller für seinen Spitzenbedarf anschaffen müsste, stehen vier von fünf Plätzen das ganze Jahr still.
Die Einzelwerte der fünf Konten, nach Schulungsvolumen:
Je nach Schulungsvolumen liegt der genutzte Anteil nur zwischen 14 und 25 Prozent. Die Einzelwerte der fünf Konten:
Und die vorgehaltene Kapazität reicht trotzdem nicht immer. An 10 bis 32 Prozent der Trainingstage lag der Bedarf über der Linie, weil zwei Kurse zusammenfielen oder ein Kurs größer war als üblich. Mit eigener Hardware bedeutet das: verschieben, verkleinern oder absagen.
Ein Skaleneffekt ist erkennbar, läuft aber schnell aus: Kunde 5 schult sechsmal so viel wie Kunde 1 und nutzt dafür nicht einmal den doppelten Anteil seiner Kapazität. Selbst bei durchgehendem Schulungsbetrieb über zwölf Monate bleiben drei Viertel ungenutzt.
Als Spitzenbedarf ist dabei der Wert angesetzt, der an 19 von 20 Tagen ausreicht. Wer für jeden einzelnen Tag des Jahres vorsorgt, kauft mehr Hardware und nutzt sie noch schlechter.
Drei Einschränkungen gehören dazu. Erstens messen diese Zahlen die Nutzung auf einer nutzungsbasiert abgerechneten Plattform. Auf bereits bezahlter eigener Hardware wäre die Zahl der Sitzungen eher niedriger und die Auslastung damit schlechter, nicht besser. Zweitens bezieht sich der Wert auf Kalendertage. Wer nur Arbeitstage rechnet, kommt auf günstigere Werte, hat aber am Wochenende trotzdem einen Server im Rack stehen.
Drittens, und das ist die wichtigste: Alle Zahlen gehen von einer Umgebung ohne Redundanz aus. Ein Serverausfall bedeutet dort kein Training, mit zwanzig angereisten Teilnehmern aus fremden Unternehmen. Wer stattdessen doppelt auslegt, verdoppelt die vorgehaltene Kapazität und halbiert die genutzte. Aus 19 Prozent werden dann weniger als 10.
Zurück zu den Stunden vom Anfang
In den Gesprächen, die wir mit Schulungsabteilungen führen, kommen für Organisation, IT und Trainersupport schnell 18 Stunden pro Woche zusammen, also fast ein halber Arbeitsplatz.
Wer wenig schult, hat zu wenige Kurse, um den Aufbau vollständig zu automatisieren, und gleichzeitig die schlechteste Auslastung. Wer viel schult, automatisiert eher, dimensioniert dafür aber größer. Was bleibt, ist in beiden Fällen eine Person, die weiß, wo die Skripte liegen und welches Netz frei ist. Die geht in Urlaub, wird krank oder kündigt. Der Kurs ist trotzdem gebucht.
Was das praktisch heißt
Nehmt euer letztes Geschäftsjahr und stellt den Spitzenbedarf an gleichzeitigen Schulungsrechnern dem Jahresdurchschnitt gegenüber. Wenn ihr über 40 Prozent genutzte Kapazität kommt, ist Eigenbetrieb wirtschaftlich vertretbar. Liegt ihr darunter, finanziert ihr Kapazität, die den größten Teil des Jahres steht, und bindet nebenbei Arbeitszeit, die anderswo mehr wert wäre.
Unabhängig davon bleibt die inhaltliche Pflege der Schulungsumgebung immer bei euch. Niemand außer euch kennt eure Software, weiß, welches Update wann eingespielt werden darf, und welche Demodaten ein Kurs braucht. Auslagern lässt sich der Betrieb, nicht das Fachwissen.
Genau dafür gibt es deskMate: Schulungsumgebungen, die in unter einer Minute bereitstehen, abgerechnet nach Nutzungstagen, ohne Kosten an Tagen ohne Training. Die redundante Infrastruktur steht in Frankfurt auf eigener Hardware, ISO 27001 zertifiziert, ohne Abhängigkeit von US Hyperscalern.
Wer seine eigene Zahl ausgerechnet hat und sie einordnen möchte, meldet sich gern bei mir.