Cloud Desktops helfen Schulungsorganisationen Trainings einfacher und flexibler zu managen.

Das Vorbereiten und die Nachbereitung von Trainings geschieht vielerorts auch im Jahr 2019 noch sehr hemdsärmelig. Gerade bei Software Trainings müssen die Endgeräte vor jeder neuen Schulung neu betankt werden. Bei mehreren Schulungsstandorten müssen oft aufgrund geringer Bandbreiten noch zusätzlich lokale Imageserver vorgehalten und gepflegt werden.
Oft wird nach dem Bespielen noch ein Rundgang gemacht, ob auch alle Rechner wie gewünscht funktionieren.
Dieser Aufwand bringt die IT an Ihre Grenzen. Werden dann noch Räume getauscht, weil sich die Teilnehmerzahl kurzfristig geändert hat ist das Chaos perfekt.
Der vermehrte Wunsch nach on-Site Trainings, also beim Kunden vor Ort, erfordert in dem erwähnten Konzept zusätzliche Hardware in Form von Notebooks und einen noch höheren Verwaltungsaufwand.

Oben genanntes Szenario ist wirklich noch gang und gebe, aber in Zeiten der Digitalisierung, in Zeiten in denen sich auch Schulungsorganisationen wieder ganz neu erfinden müssen, eigentlich mehr als unzeitgemäß.

Wie sähe die ideale Schulungsumgebung aus?

• Alle Schulungen könnten an jedem Endgerät dargestellt werden
• Schulungen können an jedem Ort abgehalten werden
• Die Verwaltung muss zentral gemanaged werden können
• Die Anzahl der Teilnehmer pro Schulung kann von 1 bis unendlich gehen
• Für die Vorbereitung ist es egal ob 1 oder 100 Teilnehmer

Sicherlich fallen Ihnen noch mehr Punkte ein.

„Kann alles E-Learning“, höre ich schon den einen oder andern sagen. E-Learning ist das Thema, welches die Branche antreibt. Wir müssen unsere Lernmethoden der letzten 20 Jahre überdenken und das ist auch gut so.
Aber, E-Learning wird die traditionellen Bildungsformen nicht ersetzen. Dazu kommt, dass das Erstellen und Pflegen von E-Learning Content teuer und langwierig ist.

Gibt es keinen Ausweg?

VDI wäre ein Ausweg.
Bei virtuellen Desktop Infrastrukturen werden anstatt physikalischer Schulungsrechner zentralisierte virtuelle Desktops verwendet, die im Rechenzentrum des Bildungsunternehmens stehen. Auf diese virtuellen Desktops kann nun flexibel von überall und mit nahezu jedem Endgerät zugegriffen werden. Da die Rechenleistung im Rechenzentrum stattfindet sind die Anforderungen an die Endgeräte denkbar gering und nahezu unabhängig vom Schulungsinhalt.

Da bei VDI die Virtualisierung auf eigenen Servern läuft ist die Skalierung leider nur begrenzt möglich. Die Kosten hierfür fallen auch an selbst wenn keine Schulungen abgehalten werden. Am problematischen ist jedoch, dass VDI Lösungen beim Imagehandling nicht die Flexibilität bieten, welche Schulungsorganisationen benötigen.  

Was ist dann die Lösung?

Cloud Desktops sind der Ausweg.
Cloud Desktops, auch Desktop-as-a-Service (DaaS) genannt, laufen im Rechenzentrum des Providers. Dort können sie je nach Bedarf dynamisch zu- und abgebucht werden. Kosten fallen in der Regel nur an, wenn die Desktops auch in Verwendung sind.
Auch auf Cloud Desktops kann von überall und mit jedem Endgerät zugegriffen werden. Mindestvoraussetzung ist bei den meisten Anbietern ein aktueller Browser. So kann auf die Schulungsdesktops nicht nur von den Endgeräten im Schulungszentrum, sondern auch von Endgeräten beim Kunden vor Ort, oder sogar von den privaten Endgeräten der Teilnehmer zugegriffen werden. Anders als bei VDI Lösungen ist bei Cloud Desktops ist die netzwerktechnische Trennung von einem Klassenraum in den anderen kein Thema.
Das Verwalten der Images, sowie Anlegen von Usern, kann entweder von der IT der Schulungsorganisation oder gar vom Schulungsleiter selbst vorgenommen werden. Viele Cloud Desktops lassen sich zusätzlich auch vollständig über API, also eine Programmierschnittstelle, steuern.

Cloud Desktops lassen sich auch sehr gut in neue Schulungsmethoden wie E-Learning einbinden. Man denke nur an ein Blended Learning mit Cloud Desktops für den praktischen Anteil, oder ein Virtual Classroom wo die Teilnehmer von überall auf diesen und auf die Cloud Desktops zugreifen.

Da bei Cloud Desktops der Provider für das vorhalten der Hardware und der Virtualisierung verantwortlich ist, kann eine Umgebung sehr schnell und ohne großes Spezialwissen aufgebaut werden. Weil beim Provider eine Serverfarm mit genug Ressourcen für die Virtualisierung zur Verfügung steht ist auch das Thema begrenzte Skalierungsmöglichkeit vom Tisch.

Bei allen positiven Aspekten gibt es auch Nachteile welchen Achtung geschenkt werden sollte. Natürlich entsteht eine Abhängigkeit zwischen Schulungsorganisation und Cloud Provider. Ist der Cloud Service nicht verfügbar, müssen Schulungen abgesagt werden was Kosten- und Imageverlust zur Folge hat. Auch kann eine lange Vertragsbindung dem Kunden die notwendige Flexibilität nehmen. Hier gilt wie so oft, „drum prüfe wer sich (ewig) bindet“.

Fazit

In Trainingsumgebungen können virtuelle Infrastrukturen ihre Trümpfe voll ausspielen. Speziell Cloud basierte Umgebungen helfen Schulungsorganisationen Trainings einfacher und flexibler zu managen. Dadurch, dass sie von überall erreichbar sind, unterstützen Sie die Schulungsorganisation auch beim Aufbau von neuen Schulungskonzepten.
Als ersten Schritt empfehle ich eine POC Umgebung. Diese ist schnell aufgebaut und zeigt einem selber direkt die Vorteile von Cloud Desktops.
Ob große prozessorientierte Public Cloud Provider, oder kleinere mehr flexiblere Cloud Provider gewählt werden sollten hängt dabei von den Anforderungen und Erwartungen des Kunden ab.